例えば、何がしかのDATAを共有するためにexcelファイルをメール添付で送信することは、今や日常的なことになっていますね。
でも、DATAの修正が必要な場合、何度もメール送信をするのは苦痛だったりします。
そんな時、最近はクラウド上にDATAファイルを保存しておいて、ステークホルダー間で共有する方法もありますので、以前に比べるとDATA共有環境は随分と便利になってきました。
ただ、この場合、
DATAファイルの共有は出来たとしても、その内容の変更を共同で行う必要がある場合には、単にDATAファイルの共有が出来る環境だけでは解決しません。
そういった時には、MicrosoftでいうとOneDriveサービスを使用すると、ステークホルダー間でexcelファイルやwordファイルの共有だけでなく、内容の変更作業も共同で出来たりしますね。
でも、これはステークホルダーすべてがアプリケーションとしてexcelやwordを使用していることが前提になります。
もしexcelやwordをPCにインストールしていない場合は、Microsoftオンラインという方法を使用することで、excelやwordがPCにインストールされていなくてもexcelファイルやwordファイルを編集することができたりします。
ですがこの場合には残念なことが少しあります。
機能的な制限があったりしますので、アプリケーションとしてのexcelやwordと同等のことが出来るわけではないのです。
なので、ここで登場するのがgoogleスプレッドや、googleドキュメントになります。
googleスプレッドやgoogleドキュメントは、Googleドライブに保存されたそれぞれのファイルを編集することになります。
ですので、利用者一人でそのファイルを使用出来ることは当然として、復数のステークホルダー間で共同で見たり編集したりすることも出来ますので、機能的にもアプリケーションソフトとしてのexcelやwordと同等レベルでDATAを共同利用することができるという意味では、OneDriveサービスやMicrosoftオンラインよりも便利に感じられます。
取り急ぎ、簡単にDATAを共有しつつ内容の変更協議も同時にしたい！ というニーズには大変効果的なツールではないかと思います。
参考までに、googleスプレッドでのスプレッドシートの共有方法をお伝えしますね。
以下のような感じになります。慣れてしまうと一瞬でDATA共同利用環境が作れてしまいますね！！
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